Wat is een overboekingsstrategie en hoe zet je dit effectief in voor jouw hotel?

Als hotelier zijn er verschillende strategieën die je voor jouw hotel kunt inzetten voor het realiseren van een optimale omzet. In deze blog verteld Ilona je meer over de overboekingsstrategie. Maar hoe zet je deze strategie effectief in voor jouw hotel? Lees snel verder!

Wat houdt overboeken eigenlijk precies in en welke manieren zijn er?

Overboeken houdt in dat je meer kamers verkoopt dan dat je daadwerkelijk beschikbaar hebt. Gebaseerd op het gegeven dat niet altijd alle gasten arriveren (no shows, lastminute annuleringen).

Er zijn verschillende manieren om overboekingen te implementeren in je hotel. Zo kun je overboeken op de dag van aankomst toepassen, bijvoorbeeld omdat je heel veel en vooral individuele aankomsten hebt. Hoe meer individuele aankomsten, hoe groter de kans dat er een lastminute annulering of no show volgt.

Maar je kunt ook op data ver vooruit overboeken, bijvoorbeeld wanneer je veel groepsopties in het systeem hebt staan.

En als groot hotel kun je bijvoorbeeld instellen dat je standaard 5 kamers per dag mag overboeken op korte en lange termijn.

Overboeken hoeft niet altijd op totaalniveau, maar kun je ook toepassen op kamertype niveau. Heb je bijvoorbeeld kamertypes die minder goed verkopen dan kun je er ook voor kiezen alleen je best boekende kamertype te overboeken. Je kunt dan een upgrade toepassen en dan is de overboeking opgelost. Deze ‘gratis’ upgrade levert waarschijnlijk meer op dan het tarief waarvoor je je laatste kamer kan verkopen.

Waarom is overboeken een goed idee?

• Door te overboeken kun je je bezettingsgraad maximaliseren: in de loop der tijd ontvang je vaak annuleringen welke dan gelijk opgevuld zijn.

• Lastminute annuleringen en no shows opvangen: zo blijf je niet met een lege kamer zitten.

• Verhoging van de omzet: een bezette kamer levert meer op dan een lege kamer, zelfs als je compensatiekosten moet betalen als je helaas toch moet uitboeken.

• Minder prijsfluctuaties: de gewenste bezetting van tevoren veiligstellen met overboeken voorkomt lastminute prijsverlagingen om de lastminute annuleringen of no shows op te vangen.

Wat zijn de risico’s van overboekingen? 

• Kosten: Als alle gasten daadwerkelijk arriveren dient er tot uitboeken over gegaan te worden. Een gast uitboeken kost altijd geld, denk aan de extra kosten voor de hotelovernachting, de taxikosten etc.

• Slechte gastenervaring: een gast dat uitgeboekt wordt is hier over het algemeen niet blij mee. Wanneer een gast een negatieve ervaring heeft zal hij eerder geneigd zijn dit te uiten op review kanalen wat kan leiden tot reputatieschade.

Wat moet je in overweging nemen om een goede overboekingsstrategie te implementeren?

Of en welke overboekingsstrategie je als hotel implementeert hangt natuurlijk af van het aantal kamers wat je hebt, de locatie waar je zit en het type gast dat je ontvangt.
Een hotel met meer dan 100 kamers zal waarschijnlijk eerder een strategie van standaard een x-aantal kamers overboeken implementeren dan een hotel met 25 kamers. En ook wanneer je als hotel met veel zakelijke gasten of groepsreserveringen werkt is een vaste overboekingsstrategie aan te raden. 

Wanneer je een overboekingsstrategie wilt implementeren dan is het van belang goed inzicht te krijgen in de volgende data om te bepalen wat je strategie wordt:

• Annuleringsverloop: denk hierbij aan inzicht in het aantal lastminute/same day annuleringen, early departures en no shows;

• Verlengingen: hoe vaak heb je te maken met verlengingen;

• Segmentatie: zakelijke gasten gaan bijvoorbeeld vaker no show;

• Type gast: heb je veel terugkerende gasten of van een hoge leeftijdscategorie dan is overboeken niet altijd een goed idee. En denk ook aan landen als Japan met strenge wetgeving hieromtrent die je duur kan komen te staan.

Op basis van de verzamelde data kun je een strategie bepalen. Houdt er rekening mee dat de data slechts op basis van gemiddelden is waardoor je alsnog te maken kunt krijgen met uitboeken.

Waar moet je ten slotte op letten als je een overboekingsstrategie toepast?

Een overboekingsstrategie is een goede manier om je omzet te maximaliseren, maar kent ook veel risico’s. Het is daarom van belang om aandacht te schenken aan de volgende punten:

• Uitboekingsbeleid: zorg ervoor dat je een gedegen uitboekingsplan maakt. Wacht je tot de laatste aankomsten of regel je het van tevoren en eventueel met behulp van de OTA of reisbureau?

• Training uitboeken: wanneer je een vaste overboekingsstrategie gaat toepassen is het vervolgens heel erg belangrijk om je front-office medewerkers goed te trainen en te begeleiden, zodat ze met zelfvertrouwen met uitboeken kunnen omgaan;

• Training overboeken: een goede training van het overboekingsbeleid aan de front-office en/of reserveringsmedewerkers, zodat ze goed weten wanneer het wel en wanneer niet wenselijk is om over te boeken. O.a. evenementen, gast- en segmentatiesamenstelling zijn belangrijke factoren om rekening mee te houden;

• Zorg ervoor dat je een netwerk van hotels hebt waar je een goede relatie en eventueel prijsafspraken mee hebt en de gasten naar kan uitboeken.

Ben je benieuwd hoe een overboekingsstrategie voor jouw hotel kan werken? Neem dan contact met ons op en we vertellen je er alles over!