De Onboarding van Landgoed de Rosep in Oisterwijk
Januari betekende voor Landgoed de Rosep niet alleen een nieuwe jaar, maar ook een nieuwe eigenaar. Op 2 januari is het hotel toegevoegd aan het portfolio van Excite Hotels en klant geworden bij IFHG. Bij deze overgang kwam ook de migratie naar nieuwe systemen, namelijk het PMS-systeem van IDPMS naar Mews en de channel manager ging van RezExchange naar Cubilis. In deze blog vertellen we je alles over de onboarding van Landgoed de Rosep en alles wat hierbij kwam kijken.
Eerder schreven we ook een blog over de onboarding van Breathe Hotel Leiden. Dit ging om een volledig nieuw hotel. Ben je benieuwd hoe dit proces is gelopen? Dit kun je teruglezen in de blog van Armanda.
De onboarding van een bestaand hotel naar nieuwe eigenaar
Begin december hadden we voor het eerst contact met het hotel, wat destijds nog in handen was van de oude eigenaar. We begonnen met een bezoek aan het hotel: een mooi landgoed, verscholen in de bossen van Oisterwijk. Het hotel beschikt over 71 hotelkamers, een restaurant, een brasserie, fitness met tennisbaan en een wellness. Een rondleiding geeft ons altijd de kans om kennis te maken met het hotel en feeling te krijgen bij het te verkopen product, wat later bij kan dragen aan het neerzetten van de juiste strategie.
Dat het hotel nog werd gerund door de vorige eigenaren, gaf ons de uitgelezen kans om rustig te onderzoeken wat de huidige strategie van het hotel is en hoe alle systemen zijn ingericht. Op basis hiervan konden we een stappenplan maken met wat we allemaal moesten doorvoeren voordat het hotel overging naar de nieuwe eigenaren.
Zo hebben we van tevoren nagedacht over de prijsstrategie, een overzicht gemaakt van de kanalen die moesten worden omgezet en de basis van het nieuwe PMS-systeem Mews ingericht. We gaan bijvoorbeeld meer gebruik maken van dynamische prijzen om ervoor te zorgen dat we een zo optimaal mogelijke hotelbezetting kunnen genereren. Aangezien het hotel veel arrangementen verkoopt, zijn we de dynamische prijsstrategie ook gaan toepassen op de arrangementen.
De dag van livegang
2 januari was het zo ver, de overgang! We begonnen de dag vroeg in het hotel met het omzetten van IDPMS naar Mews. Dit hield onder andere in dat we de beschikbaarheid in IDPMS volledig moesten sluiten, alle boekingen moesten importeren naar Mews, de online verkoopkanalen (OTA’s) moesten koppelen naar de nieuwe channel manager Cubilis en de nieuwe betaalterminals moesten worden aangesloten. Vervolgens werd de beschikbaarheid weer doorgestuurd vanuit Mews en was het hotel weer online te boeken. Al met al is deze live dag, mede door de voorbereiding, erg soepel verlopen en zijn we niet tegen grote dingen aangelopen die we ter plekke nog moesten oplossen.
In de weken na de livegang hebben we langzaamaan meer kanalen aangesloten om er zo voor te zorgen dat we een zo goed mogelijke online zichtbaarheid hadden. Ook is er een nieuwe website gebouwd om ervoor te zorgen dat het hotel een zo hoog mogelijke conversie via de eigen website kan behalen.
Inmiddels zijn we een paar maanden verder en heeft iedereen in het hotel zijn/haar weg gevonden. De eerste resultaten zijn zichtbaar en iedereen maakt zich klaar voor het hoogseizoen dat er aan komt!