De kunst van het budgetteren

Rond september begint altijd de budgetteringsperiode voor de hotels. Dit kan soms erg uitdagend zijn omdat je vaak niet precies weet waar je moet beginnen. In deze blog nemen we je mee in de stappen die je kan ondernemen om een budget op te stellen voor jou eigen hotel.

Voordat we hier doorheen lopen, blijft altijd de grote vraag: waarom maken we een budget terwijl we niet weten hoe het jaar gaat verlopen. Een budget helpt om doelen te stellen voor volgend jaar en vooral focus aan te brengen. Wil je bijvoorbeeld gaan sturen op een hogere ADR of wordt de strategie juist zorgen dat je bezetting over het gehele jaar hoger wordt waardoor je kameromzet onder aan de streep ook een mooie groei doormaakt.
Door dit inzichtelijk te hebben wat je bezetting gaat worden voor het gehele jaar, kan je ook een inschatting maken wat je kosten gaan zijn, of je meer/minder personeel nodig gaat hebben en waar er nieuwe kansen liggen.

Hoe start je met het maken van een budget?

Begin met het verzamelen van alle cijfers die je nodig hebt, zoals kamerbezetting en ADR van de afgelopen jaren per maand, daarnaast is het ook belangrijk om te kijken welke evenementen er zijn geweest per maand of welke feestdagen er in welke maand zijn geweest.

Als je nu de data globaal hebt kan je wat dieper in de cijfers gaan duiken, hier zijn een aantal stappen die je hiervoor kan doorlopen:

• Analyseer de historische gegevens, zie je hier een bepaalde trend in, is bijvoorbeeld de maand April altijd jou beste maand in de afgelopen jaren in zowel bezetting als ADR, dan is de kans heel groot dat het voor het komende jaar weer hetzelfde gaat zijn.

• Bekijk je evenementen/congressen/feestdagen, zijn deze het komende jaar in dezelfde maand of waren het evenementen die eenmalig waren. Of valt Pinksteren bijvoorbeeld weer in dezelfde maand als dit jaar.

• Ga na wat je segmentatie was afgelopen jaar, denk hierbij aan je Leisure markt, de zakelijke markt, groepen etc. Als je bijvoorbeeld altijd een vaste groep in huis hebt in een bepaalde maand die voor volgend jaar niet komt heeft dit invloed op je segmentatie. Hiervoor is het wellicht nodig om vroegtijdig acties uit te zetten als de bezetting achterblijft.

• Wat gaat jouw strategie worden voor volgend jaar, wil je bijvoorbeeld van januari tot en met maart meer focussen op de bezetting dan is de kans reëel dat je ADR iets zal gaan zakken. Zorg er dan wel voor dat je onder aan de streep met deze strategie wijziging meer kameromzet binnenhaalt anders is het verstandig om de strategiewijziging nogmaals te heroverwegen.

Maak hierna een prognose met gebruik van bovenstaande informatie. Houd wel rekening met veranderingen in de markt, zoals nieuwe hotels die gaan openen of onzekere economische omstandigheden.

Een budget is niet altijd in alles leidend, zo is het altijd van belang dat je de veranderingen in de markt altijd goed blijft analyseren en zorgen dat je flexibel blijft. Als je merkt dat je strategie niet werkt, schakel hier dan in, het budget blijft een momentopname.