Allotments, maar wat is het precies?
Voor deze blog duiken we in de wereld van hotel allotments. Allotments worden al jaren gebruikt in onder andere de reis- en hospitality industrie. Maar wat is het precies, welke vormen zijn er en is het wel- of niet verstandig om als hotelier allotment afspraken met touroperators of OTA’s te maken?
Wat is een allotment en welke vormen zijn er
Een allotment is een overeenkomst tussen een hotel en een touroperator, OTA of wholesaler waarbij een vooraf afgesproken aantal kamers – allotment - ter beschikking wordt gesteld aan de partner, die deze kamers vervolgens kan doorverkopen aan hun klanten. Dit kunnen reispartners of eindklanten zijn.
De allotments kunnen worden afgesproken voor een geheel jaar of bijvoorbeeld alleen tijdens een bepaald seizoen.
Er bestaan verschillende soorten allotment overeenkomsten:
Allotment voor individuele reserveringen
Dit is het meest voorkomende en bekendste gebruik van een allotment. In dit geval is er een overeenkomst tussen een hotel en bijvoorbeeld een touroperator voor een aantal kamers allotment welke zij verkopen aan individuele reizigers. Meestal bestaat een allotment uit 2-5 kamers per dag gedurende een afgesproken periode.
In deze situatie wordt er vaak met statische prijzen gewerkt, maar met dynamische prijzen werken is ook een optie en is in de huidige tijd aan te raden.
In sommige gevallen worden de allotments ingekocht en ontvangt het hotel de overeengekomen prijs ongeacht of de kamer is verkocht of niet.
In andere gevallen wordt het allotment afgesproken met een release termijn. Dit houdt in dat het allotment, als het niet verkocht is, wordt teruggegeven aan het hotel voor de afgesproken termijn. Dit kan bijvoorbeeld 2, 7 of 14 dagen van tevoren zijn. Omdat de kamer in dit geval wordt teruggegeven aan het hotel vindt er geen betaling voor de overeengekomen prijs plaats.
Allotment voor groepen
Er zijn ook touroperators gespecialiseerd in groepsreizen die allotments inkopen om hun groepsreizen te kunnen verkopen. Dit gaat vaak om allotments van 20 kamers of meer. In dit geval zal er ook sprake zijn van een vooraf overeengekomen statische prijs en wordt er gewerkt met een releaseperiode. Overeenkomsten voor groep allotments zal over het algemeen alleen gebruikt worden in de grotere hotels.
Allotment voor call-in reserveringen of congressen – blocks
Grote beurslocaties of aangewezen hotelboekingspartner zoals RAI Hotel Services kopen voor de grote congressen ook kamers in bij de hotels in de nabije omgeving. Per aanvraag wordt er met het hotel een allotment aantal* en prijs afgesproken (*kan al vastliggen in een raamovereenkomst). Op deze manier kunnen de congreslocaties beter de congressen inkopen doordat ze van tevoren ruim voldoende hotelbeschikbaarheid kunnen garanderen.
Een bedrijf kan ook een call-in allotment boeken bij een hotel. De gasten dienen dan zelf individueel voor de afgesproken release termijn hun kamer voor de afgesproken prijs te boeken.
Dit worden ook wel block-reserveringen genoemd. Per aanvraag wordt ook de afbouw- en releaseperiode afgestemd. Voor de rest van deze blog zoomen wij verder in op het gebruik van allotments voor individuele reserveringen.
Welke voordelen biedt het aanbieden van een allotment voor hotels
Beter bezettingsbeheer
Allotments aanbieden kan bijdragen aan een hogere bezettingsgraad vooral tijdens laagseizoen en doordeweekse dagen.
Bereiken van een breder publiek
Door allotments aan te bieden aan partners zoals een touroperator vergroot je je zichtbaarheid en bereik je een breder publiek.
Stabiliteit in Inkomsten
Een allotment overeenkomst geeft een bepaalde mate van zekerheid over te ontvangen inkomsten. Hiermee kan een betere voorspelling van de cashflow gemaakt worden.
Welke voordelen zijn er voor de Touroperators en OTA’s
Concurrentievoordeel
De touroperators hebben een zekerheid van beschikbaarheid en kunnen, ook als het hotel vol zit, kamers aanbieden aan hun klanten.
Prijsvoordeel
De prijsafspraken voor allotments zijn vaak gunstig omdat er vaak een aantrekkelijke korting van toepassing is. In ruil voor zekerheid van bezetting zijn hotels bereid om lagere prijzen aan te bieden.
Pakketaanbiedingen
Doordat touroperators vooraf de beschikking hebben over kamers en tarieven kunnen ze pakketreizen samenstellen en aan de klanten aanbieden.
Uitdagingen en risico’s van allotment
Allotments brengen ook enkele risico's met zich mee. Doordat de kamers vastgezet zijn voor een bepaalde partner zijn ze niet beschikbaar voor andere kanalen, ook niet als de vraag toeneemt. Als de kamer uiteindelijk niet wordt verkocht door de partner kan dat een potentieel verlies van inkomsten betekenen.
Het is ook erg belangrijk een goed evenwicht te vinden tussen afgesproken aantallen allotments en boekingen via kanalen met hogere marges.
Voor OTA's en touroperators is er het risico dat het hen niet lukt de kamers voor de afgesproken release termijn te verkopen, zij verliezen hun rechten op de allotments en kunnen zodoende daaruit geen inkomsten meer genereren.
Allotmentovereenkomst; wel of niet doen?
Hoewel het aangaan van een allotmentovereenkomst verschillende voordelen biedt voor de hotelier zijn wij van mening dat het niet voor elk hotel een verstandige keuze is. Vooral voor de relatief kleinere hotels zorgt het risico dat ermee gemoeid is al snel voor een inkomstenverlies in plaats van een veilige zekerheid.
Overweeg je om een allotmentovereenkomst af te gaan sluiten of wil je advies over je huidige allotmentovereenkomsten, neem dan contact met ons op! Wij kijken graag met je mee om te bepalen of het een verstandige strategie is door goed je data te analyseren en geven je ook advies over de prijsstelling.