Annuleringsvoorwaarden, welke factoren zijn belangrijk om te bepalen?

In deze blog gaan we wat dieper in op de grootste factoren waar de annuleringsvoorwaarden op gebaseerd kunnen worden. Ook kijken we naar wat de voor- en nadelen zijn van de bepaalde annuleringsvoorwaarden. Naast de individuele reserveringen zullen we het ook betrekken op groepsreserveringen.

De basis van annuleringsvoorwaarden:

Zo goed als alle hotels bieden twee soorten tarieven aan, dit zijn de: Flexibele tarieven en de niet te wijzigen en annuleren tarieven (ook wel Non-Refundable).

Hotels bepalen zelf hoe flexibel zij deze insteken, dit wordt vaak ook gebaseerd op het soort kamers dat wordt aangeboden door het hotel. Een hotel dat langere verblijven en of alleen maar suites heeft zal sneller de flexibele annuleringsvoorwaarden wat verder weg van de aankomstdatum instellen. Waar andere hotels juist aangeven dat je tot 24-uur voor aankomst kosteloos kan annuleren, dit zijn vaak middelgrote hotels waar kamers last-minute toch wat eenvoudiger opnieuw verkopen.

Het niet te wijzigen en annuleren tarief is een kortingspercentage op het flexibele tarief. Dit percentage ligt vaak tussen de 5 en 12% afhankelijk van het hotel en de bepaalde periode, ook hier kan een hotel onderscheid in maken op basis van het boekingspatroon van de gast.

Het niet te annuleren en wijzigen houdt in dat er voorafgaan direct betaald dient te worden en dat deze hierna niet meer aan te passen is. Wettelijk hebben gasten tot 24-uur na het maken van de reservering het recht om de reservering toch nog te annuleren (herroepingsrecht), zijn de 24-uur verstreken is dit recht niet meer van toepassing.

Hotels kunnen uiteraard op verzoek van de gast zelf uitzonderingen maken om toch de reservering kosteloos te annuleren. Een andere oorzaak waardoor er kosteloos geannuleerd mag worden is Force Majeure (Act of God of overmacht), dit wordt vaak alleen gedaan op basis van echte feiten zoals natuurrampen.

Seizoensgebonden annuleringsvoorwaarden:

Er zijn hotels die hun annuleringsvoorwaarden baseren op de seizoenen gedurende het jaar. Dit is bijvoorbeeld het geval bij verschillende kustlocaties. Hotels kiezen bijvoorbeeld in het hoogseizoen (april tot en met september) voor flexibele voorwaarden waar je tot 14 dagen van tevoren de reservering kan annuleren als er een flexibel tarief is gereserveerd. In het laagseizoen (oktober tot en met maart) worden de annuleringsvoorwaarden een stuk flexibeler gemaakt en is het bijvoorbeeld mogelijk om tot 3 dagen van tevoren te annuleren.

Het voordeel hiervan is dat er in het hoogseizoen meer zekerheid ontstaat waardoor er last-minute factoren minder van invloed kunnen zijn, denk hierbij bijvoorbeeld aan een voorspelling van slecht weer of bijvoorbeeld onvoorziene omstandigheden die liggen bij de gast. Ook biedt het voordelen voor het revenue management aangezien je hierdoor de prijzen niet last-minute hoeft te latenzakken in prijs I.V.M. veel annuleringen op het laatste moment, daarbij geven je deze annuleringsvoorwaarden meer vertrouwen om de laatste boekingsperiode in te gaan.

Een nadeel kan bijvoorbeeld zijn dat de gast een langere bedenktijd nodig heeft om over de annuleringsvoorwaarden te overwegen.

Gedurende het laagseizoen komen de reserveringen wat lastiger binnen op de kustlocaties. Vandaar dat er hier wordt gekozen voor flexibelere annuleringsvoorwaarden om het boeken voor de gast aantrekkelijker te maken.

Annuleringsvoorwaarden op basis van evenementen:

Hotels kiezen er ook voor om gedurende evenementen hun strategie op basis van annuleringsvoorwaarden anders in te steken. Dit kan gebaseerd zijn op het feit dat sommige hotels het gedurende evenementen goed presteren, dit kan bijvoorbeeld te maken hebben met de services die het hotel aanbiedt of de locatie van het hotel.

Zij kunnen ervoor kiezen om in de aanloop naar het evenement alleen Non-Refundable strategie te gebruiken. Hiermee biedt het hotel de kamers aan op basis van een niet te wijzigen en annuleren tarief na het maken van de reservering.

Het nadeel hiervan is dat de drempel om definitief te reserveren groter is dan als je ook flexibele prijzen aanbiedt. Ook is het belangrijk om de reserveringen in deze periode goed in de gaten te houden, mocht het bijvoorbeeld slecht of minder goed boeken dan anders gedurende deze periode is er altijd genoeg ruimte om er toch voor te kiezen de flexibele tarieven beschikbaar te stellen.

Echter bieden de reserveringen die binnenkomen veel meer zekerheid aangezien deze gasten zeker de intenties hebben om naar het hotel te komen en daarbij ook al vooraf hebben betaald voor de reservering waardoor de kosten dus volledig doorbelast kunnen worden. Door de zekerheid die is opgebouwd door de niet meer te annuleren reserveringen is er meer basis en vertrouwen om de prijzen sneller te verhogen, waardoor het revenue management dus ook eenvoudiger wordt.

Annuleringsvoorwaarden voor groepsreserveringen:

Gedurende het jaar kunnen hotels ook groepsreserveringen binnenkrijgen. Met deze groepsreserveringen is het belangrijk dat er goede afspraken worden gemaakt over de annuleringsvoorwaarden. Met groepsreserveringen wordt er vaak gewerkt met een zogeheten “release date”. Dit houdt in dat er data worden opgesteld tot wanneer er delen van de totale groepsreservering kosteloos geannuleerd mogen worden.

Zorg er altijd voor dat dit in een contract wordt opgesteld en dat deze door beide partijen ondertekend wordt. Naast het getekende contract is het altijd goed om ook aanbetalingen van het totale bedrag af te spreken, dit kan op basis van de Release dates of bijvoorbeeld op een percentage van het totaalbedrag. Groepsreserveringen zijn vaak een goede basis voor de grotere hotels zodat zij niet al hun kamers transient hoeven te verkopen, er wordt een iets lagere prijs ingestoken maar dit betaalt zich uit in zekerheid van een aantal kamers.

Advies nodig over de door gevoerde annuleringsvoorwaarden? Neem dan nu contact met ons op!