Jouw hotel voorbereiden op het nieuwe toeristenbelastingtarief

Besluit de gemeente de toeristenbelasting aan te passen aan het eind van het jaar, dan kan dat aardig wat verwarring en stress veroorzaken. Maar hoe zorg je ervoor dat je alles goed aanpast, dat je overal aan hebt gedacht en misschien wel het belangrijkste, hoe zorg je ervoor dat je jezelf helemaal goed hebt ingedekt voor gasten die al een reservering hebben staan.

Hieronder legt onze Senior Revenue Manager Jordy Methorst aan de hand van een vijf-stappen plan uit hoe je dit project het effectiefst aanvliegt en je niets vergeet!

Stap 1: Zorg ervoor dat je zo snel mogelijk de aanpassing in de toeristenbelasting op alle online en offlinekanalen aanpast/informeert. Dit gaat bijvoorbeeld om alle online travel agencies (OTA’s) waar je mee samenwerkt, zoals Booking.com, Expedia, Hotelspecials etc. Bij veel van deze kanalen kun je de aanpassing zelf niet doen en kan je dit het beste aan je accountmanager doorgeven. Die zullen dit dan zo snel mogelijk voor jou aanpassen. Daarnaast is het belangrijk dat je de informatie op je eigen website ook aanpast, maar vergeet ook zeker niet de bevestigings- en de pre-arrival e-mail niet die naar de gasten gestuurd wordt.

Zodra je alle OTA’s en informatievoorziening in je eigen PMS hebt aangepast is het tijd om naar de volgende stap te gaan.

Stap 2: Vaak is de toeristenbelasting standaard in je PMS ingesteld, zodat dit bij elke reservering opgeteld wordt. Het is van belang dat dit nu wordt aangepast voor alle reserveringen met aankomstdatum vanaf 2024. Alle reserveringen die hiervoor verblijven betalen namelijk nog het bedrag/percentage wat voor 2023 geldig is. Wanneer de toeristenbelasting is aangepast in de PMS, kun je aan je PMS-provider vragen of ze alle reserveringen voor het nieuwe jaar updaten. Hierdoor wordt de toeristenbelasting automatisch aangepast worden naar het nieuwe bedrag of percentage.

Niet alle PMS-providers kunnen dit helaas, als dit bij jou PMS het geval is, is het de moeite waard om bij je Channel Manager provider een aanvraag te doen of er een push kan worden gedaan van alle reserveringen in het nieuwe jaar, zodat deze een update krijgen in de PMS en de nieuwe toeristenbelasting wordt aangepast. Is dit ook niet mogelijk? Dan zit er helaas niets anders op dan alle reserveringen handmatig aan te passen naar het juiste bedrag/percentage.

Heb je stap 2 afgerond, kunnen we door naar de volgende:

Stap 3: Ook al hebben de gasten met de oude voorwaarden geboekt, zullen ook deze gasten het nieuwe tarief in toeristenbelasting moeten gaan betalen. Het is verstandig om een standaard e-mailtemplate voor op te stellen, waarin je uitlegt dat de toeristenbelasting voor het volgende jaar is gewijzigd en invloed heeft op de huidige reservering. Voor gasten kan dit als een verrassing komen, die vaak denken dat de toeristenbelasting in de portemonnee van het hotel gaat. Dit is uiteraard niet het geval. Het is altijd verstandig om erbij te vermelden dat de gemeente deze beslissing heeft genomen en dat het hotel dit bedrag ook moet afstaan aan de gemeente.

Stap 4: Inventariseer welke groepsreserveringen al in de boeken staan of nog tentatief zijn. Informeer je contactpersoon hier zo snel mogelijk over, de verandering van toeristenbelasting kan op grote aanvragen namelijk flinke gevolgen hebben. Zeker voor groepen die meerdere nachten het grootste gedeelte van je hotel afnemen. Ga hier met je contactpersoon in over gesprek en zorg ervoor dat jullie uiteindelijk allebei tevreden zijn, zodat je de groep niet verliest maar jijzelf ook zeker niet een dief van je eigen portemonnee bent.

Als je bovenstaande stappen correct hebt uitgevoerd ben je helemaal klaar, maar is het wel van belang dat je alles in het begin goed controleert. Zo kan het zijn dat je toch nog ergens op een website tegenkomt dat er een verkeerde toeristenbelasting wordt gerekend. Controleer ook of alle OTA’s de aanpassing correct hebben doorgevoerd voor je.

Om het voor jezelf makkelijk te maken in de komende jaren hebben we nog één laatste stap te gaan.

Stap 5: In de uniforme voorwaarden horeca van de Koninklijke Horeca Nederland staat altijd beschreven dat de toeristenbelasting op basis van eventuele aanpassingen is. Dit betekent dat als de toeristenbelasting aangepast wordt, je jezelf al hebt ingedekt en je de gasten hierop kan wijzen. Hierdoor kan er ook geen discussie kan ontstaan aangezien jouw informatievoorziening altijd duidelijk is geweest naar de gast.

Hopelijk maken we het met dit stappenplan een stuk makkelijker en overzichtelijker voor de komende jaren, zodat je met volle vertrouwen de volgende wijziging kan doorvoeren.